14:40 | 27/10/2010
Những điều Nên và Không Nên làm trong việc đưa ra phản hồi

Khả năng đưa ra những phản hồi có hiệu quả không chỉ là một kỹ năng tốt trong kinh doanh, đó còn là một kỹ năng cần thiết trong cuộc sống. Nếu bạn giỏi kỹ năng này, bạn không chỉ giúp nhân viên cải thiện năng lực cá nhân mà còn nâng cao được thành tích của, ví dụ như đội bóng chày mà bạn huấn luyện, bà cô giúp việc nhà, hoặc chỉnh đốn tinh thần phụ giúp việc nhà của quý tử nhà bạn.

Tin tốt lành là việc đưa ra những phản hồi hiệu quả không quá khó tuy vẫn cần có những cố gắng và thực hành.

Hãy bắt đầu với những điều Nên làm:

Đúng lúc: để những phản hồi có hiệu quả, bạn phải phản ứng nhanh. Nếu để đến vài tháng sau, người nhận phản hồi có thể cho rằng ý kiến trong phản hồi là không quan trọng, do đó phản hồi không hiệu quả.

Cụ thể: trình bày phản hồi của bạn một cách trực tiếp và cụ thể ( tôi thấy có vài tính toán sai sót trong bản báo cáo tháng rồi. Nếu bạn nói một cách mơ hồ (“việc anh làm thật không thể chấp nhận được”), làm sao bạn làm cho người nghe hiểu được điều muốn nói? Tập trung vào hành động và kết quả. Hãy tỏ ra thực tế khi trao đổi.

Cởi mở và luôn đưa ra những lời khuyên: nếu mục đích phản hồi là cải thiện thành tích, hãy thêm vào đó những lời khuyên để người nghe biết được cần phải làm gì để tạo nên thay đổi. Hãy cởi mở với những quan điểm của họ và sẵn sàng thảo luận về nguyên nhân nảy sinh những quan điểm đó. Khuyến khích để họ tìm ra những giải pháp để đóng góp. Nếu bạn không có được những đóng góp từ nhân viên, sẽ không bao giờ có thay đổi.   

Tạo môi trường thuận lợi: tốt nhất các phản hồi nên được đưa ra cho từng cá nhân và nên mang tính riêng tư. Trong công việc, nên sắp xếp thời gian và địa điểm để thảo luận. Không nên đưa ra những lời nhận xét khi tình cờ gặp nhau trong văn phòng, những phê bình không chính thức ấy sẽ rất ít khi có tác dụng.

Xem lại tác động: nếu nội dung của phản hồi là về năng lực cá nhân, hãy chắc là người đó hiểu đúng vấn đề. Kiểm tra lại việc họ nhận thức vấn đề bằng một cách nào đó. Ví dụ như, nếu bạn có một nhân viên luôn trễ hạn trong công việc, trong cuộc thảo luận, hãy yêu cầu họ cam kết luôn đúng hạn trong quí tới. Phải chắc rằng cam kết đó là cụ thể chứ không phải những lời hứa mơ hồ kiểu như “Tôi sẽ làm việc tốt hơn để không trễ hạn trong quí tới”

Và dưới đây là những việc Không Nên làm

Đừng làm cho việc phản hồi mang tính cá nhân: nên nhớ rằng giữa việc đưa ra phản hồi và phê bình / chỉ trích rất khác nhau. Đừng mang tính cá nhân. Không nên đến trễ hay đưa ra những phán xét cá nhân (như “Anh ta lười biếng và không tận tụy với công việc này”). Chỉ trích thường làm hỏng quan hệ. Nếu nhân viên của bạn cảm thấy bị tấn công trên phương diện cá nhân, anh ta sẽ không cởi mở để sẵn sàng lắng nghe những gì bạn chia sẻ. Tập trung đề tài thảo luận về hành động, đừng chỉ trích cá nhân. Hãy tạo cảm giác bạn đang hỗ trợ và giúp đỡ họ, cho dù năng lực của họ là dưới mức bình thường.

Không nên chỉ đưa ra phản hồi những lúc có vấn đề: nếu bạn là lãnh đạo, người ta cần phải biết họ đang ở vị trí nào cùng bạn. Nếu bạn có một nhân viên xuất sắc vượt mong đợi, hãy bỏ thời gian cho anh ta những phản hồi đáng giá. Thực ra, hãy đưa ra những phản hồi tích cực và khác biệt so với những lời khen mang tính công thức mà bạn dành cho những người khác. Bạn sẽ thấy ngạc nhiên về tác động của những lời khen thưởng đó.

Không nên đưa quá nhiều đề tài vào một buổi thảo luận: nhân viên của bạn sẽ cảm thấy quá tải và bạn sẽ làm mất tác động của buổi thảo luận. Nếu có nhiều đề tài, hãy chia ra thành nhiều buổi thảo luận.

Thế là bạn có một danh sách của những điều nên hay không nên làm mà bạn có thể áp dụng cho tất cả những lần đưa ra phản hồi của mình. Hãy luôn nhớ rằng người ta, ngay cả những đứa trẻ nổi lọan nhất, đều luôn muốn làm tốt công việc và làm hài lòng người khác. Họ chỉ cần vài gợi ý, như liệu họ có đang làm tốt hay không và cần thay đổi những gì để có thể tốt hơn.

www.teambuilding.com.vn

Thư viện ảnh
 Bản quyền © 2017